Tenir le secrétariat parlementaire du Haut-Rhin en liaison avec les autres collaborateurs. Les responsabilités premières se situent au niveau de la réception, du secrétariat et de la gestion du bureau.
Contenu détaillé du poste
1- Tenue du secrétariat
- Accueil téléphonique : gestion des appels.
- Prise de rendez-vous (téléphone, courriers, courriels).
- Assurer le secrétariat et la logistique des rencontres.
- Réceptionner le courrier et, après l’avoir daté du jour et émargé, le mettre à la lecture de la Sénatrice. En son absence, si nécessaire, préparer les projets de réponse.
- Traiter les invitations après lecture et orientations données par la Sénatrice : acceptation ou lettre de regret.
- Lire les annonces de décès, naissance, promotion, nomination, décoration, parus dans la presse locale et préparer les courriers correspondants. (Sur les sites Internet DNA et L’ALSACE et presse papier)
- Préparation du mailing des vœux.
- Gestion des correspondances de toute nature : classement et archivage après traitement des courriers, courriels et documents divers. Photocopies.
- Traiter les archives (périodicité annuelle).
- S’assurer que le courrier sortant est acheminé quotidiennement à la poste.
- Tenir à jour les dossiers de communes : archivage régulier des informations les concernant.
- Préparer dans le cadre de la participation aux manifestations une courte fiche comprenant les éléments essentiels : historique ou motif de la manifestation (hors cérémonies patriotiques), renseignement sur le lieu et la puissance invitante (nom, fonctions du ou des représentants de la collectivité territoriale, nombre d’habitants, toute information utile notamment sur projets ou difficultés en cours, etc.), autorités participantes.
Nota : cette fiche est jointe à l’allocution préparée par l’assistante parlementaire.
- Suivi et mise à jour de la base de contacts « out look ».
- Consulter régulièrement le site du Sénat, le site de la Sénatrice, etc. afin d’être informée du travail parlementaire.
- Gestion des déplacements : réservation hôtel, billets train et avion, etc.
- Gestion de chaque note de frais et suivi de la facturation.
- Gestion et commande de fournitures de bureau de toute nature (inclus cartes de visite, de correspondance, enveloppes, etc.) : remplir les formulaires de bon de commandes pour les fournitures de bureau pour approbation, signer les reçus de livraison et garder un inventaire des fournitures de bureau. Vérification des commandes.
- Gestion et commande de l’affranchissement (timbres, paquets, imprimés AR, etc.).
- Frappe du courrier confié par la Sénatrice, en fonction des orientations données par ses soins.
- Avoir une bonne connaissance des élus nationaux du département, locaux et leur fonctionnement.
- Avoir à programmer des réunions ou interventions avec des élus locaux.
2 - Gestion et suivi de l’agenda
- Préparer l’agenda et mettre à jour celui-ci.
- Préparer les invitations que la Sénatrice doit prendre avec le jour même, ou et les jours suivant.
- Imprimer au moins tous les vendredis en fin de matinée un exemplaire de l’agenda passé et classer. Puis à chaque modification ou mise à jour.
Modalités de fonctionnement
Les activités de parlementaire sont peu compatibles avec les horaires habituels de bureau. Aussi, afin de permettre les échanges, faciliter la communication et permettre un fonctionnement harmonieux, une organisation adaptée du travail est mise en place.
Congés :
Les demandes de congé, et éventuellement d’autorisations d’absence, sont établies et mises à la signature de la Sénatrice. Hors besoin inopiné, un délai raisonnable est à respecter (deux semaines avant la date prévue). Pour les vacances scolaires, une prévision semestrielle est établie (septembre à février et mars à août).
Fonctionnement :
8h00 : écoute du répondeur, ouverture des courriels, notamment ceux adressés par la Sénatrice afin de prendre en compte ses demandes.
Les courriels sont envoyés à l’adresse : p.schillinger@patricia-schillinger.com
Nota : compte tenu de l’activité du parlementaire, un certain nombre de documents sont adressés pendant le repos hebdomadaire ou les jours fériés avec vocation à être traités à la reprise du travail les jours ouvrés.
- Anticiper et en l’absence du parlementaire, traiter les dossiers sous forme de projets et faire des propositions.
- Inscrire sur le courrier « arrivée » la date du jour. Dater et identifier le rédacteur (assistante ou assistante secrétaire) de tout document de travail établi.
- Etablir en fin de matinée, sous forme électronique, un CR d’activité succinct, avec le cas échéant, demandes particulières et propositions à la Sénatrice.
La nature du poste impliquant souplesse, réactivité, adaptabilité et disponibilité, au-delà du fonctionnement administratif normal, les points suivants sont applicables :
- prise en compte des orientations données par la Sénatrice dans le traitement de ses courriers ;
- changement quant à l’organisation de la journée de travail suite aux priorités définies par la Sénatrice ;
- représentation de la Sénatrice à une réunion dans le département le matin ;
- communication des informations sollicitées par la collaboratrice
- de Paris ;
- en cas d’urgence sur un sujet parlementaire, ou lors des absences des collègues assistantes, possibilité d’être sollicité dans la journée, le soir ou le week-end sur le téléphone portable ;
- prise en compte des nouvelles technologies, mais aussi le cas échéant de nouvelles méthodes de travail.
Divers : nettoyage poste informatique (clavier, écran) mais aussi la vaisselle personnelle. Poubelle et bac broyeur à vider régulièrement.
Pour postuler : p.schillinger@senat.fr
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